Odprawa celna importowa krok po kroku: Przewodnik dla importerów

Znaczenie odprawy celnej importowej

Międzynarodowy obrót towarami jest codziennością wielu polskich firm. Proces ten wiąże się z szeregiem czynności, w których nie ma miejsca na pomyłki. Czas to pieniądz, a towar przetrzymywany na granicy generuje straty finansowe. Sprawna odprawa celna importowa jest zatem podstawą sukcesu w handlu międzynarodowym, a w 2026 r. oraz kolejnych latach jej znaczenie rośnie wraz z nowymi obowiązkami statystycznymi i klimatycznymi UE.

Spis treści

• Czym jest odprawa celna importowa
• Rodzaje odpraw celnych importowych
• Kto dokonuje odprawy celnej importowej
• Odprawa celna importowa krok po kroku
• Dokumentacja przy odprawie celnej importowej
• System AIS/IMPORT PLUS oraz zmiany od 2025/2026 r.
• CBAM od 2026 r. – nowy obowiązek importera
• Jak uprościć odprawę celną importową
• Najczęściej zadawane pytania

Czym jest odprawa celna importowa

Odprawa celna importowa to obowiązek, który spoczywa na importerze towarów z krajów spoza Unii Europejskiej. Obejmuje ona szereg czynności i wymogów uregulowanych w przepisach celnych, związanych z przemieszczaniem towarów przez granice Unii Europejskiej. W dużym uproszczeniu jest to kontrola wymaganych dokumentów i przewożonego towaru oraz pobranie opłat celno-podatkowych właściwych dla danego asortymentu. Odprawa celna importowa to proces, który wymaga znajomości przepisów oraz aktualnych procedur, a od 2025 r. także obsługi nowego systemu AIS/IMPORT PLUS.

Rodzaje odpraw celnych importowych

W imporcie można wyróżnić dwa typy odpraw celnych:

• Ostateczna (dopuszczenie do obrotu): odprawiony towar nabywa status towaru unijnego i można swobodnie wprowadzać go do obrotu.
• Procedury specjalne: towar zostaje wprowadzony na obszar celny UE bez konieczności zapłaty należności celno-podatkowych. Do momentu odprawy ostatecznej lub powrotnego wywozu towar zachowuje status towaru nieunijnego i pozostaje pod dozorem celnym.

Najbardziej popularną odprawę celną importową ostateczną można podzielić na dwa rodzaje ze względu na sposób rozliczenia podatku VAT:

1. Odprawa celna importowa ostateczna realizowana na zasadach ogólnych w trybie standardowej zapłaty należności celno-podatkowych. Płatność podatku VAT jest dokonywana lub zabezpieczana w momencie realizowania odprawy celnej, w terminie 10 dni od powiadomienia przez organ celny o wysokości należności.
2. Odprawa celna ostateczna realizowana w trybie art. 33a Ustawy o podatku od towarów i usług z rozliczeniem podatku VAT w deklaracji podatkowej w pliku JPK_V7. Ten rodzaj odprawy celnej nie wymaga zapłaty podatku VAT w momencie odprawy, lecz pozwala na jego rozliczenie w deklaracji za okres, w którym powstał dług celny.

Kto dokonuje odprawy celnej importowej

Obowiązek dokonania formalności związanych z odprawą celną importową spoczywa na importerze. Może on przeprowadzić procedurę samodzielnie albo skorzystać z usług agencji celnej. Wsparcie zewnętrznej agencji to oszczędność czasu oraz minimalizacja ryzyka błędów: niewłaściwa klasyfikacja taryfowa, błąd w wartości celnej lub braki w dokumentacji najczęściej skutkują wstrzymaniem towaru w urzędzie.

Odprawa celna importowa krok po kroku

Proces odprawy celnej importowej można podzielić na następujące kroki:

1. Krok 1. Zgłoszenie celne: dokonywane w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu AIS/IMPORT PLUS (od czerwca 2025 r. zastąpił dotychczasowy AIS/IMPORT). Zgłoszenie zawiera dane towaru, wartość celną, kod CN (8 cyfr) oraz wybraną procedurę celną.
2. Krok 2. Dołączenie wymaganej dokumentacji: faktura handlowa, świadectwo pochodzenia towaru, specyfikacja załadunkowa (packing list), list przewozowy oraz faktura za transport i ubezpieczenie. Dokumenty załączamy w formie elektronicznej do zgłoszenia w PUESC.
3. Krok 3. Opłata celno-podatkowa oraz dopuszczenie towaru do obrotu: zapłaty należności celno-podatkowych należy dokonać w terminie 10 dni od daty powiadomienia przez organ celny. Po zaksięgowaniu wpłaty urząd wydaje komunikat zwolnienia, a towar fizycznie opuszcza obszar dozoru.

Dokumentacja przy odprawie celnej importowej

Podstawowymi dokumentami przy odprawie importowej są:

• Faktura handlowa z wartością towaru, walutą oraz Incoterms.
• Packing list z rozbiciem na pozycje, opakowania oraz wagi netto i brutto.
• List przewozowy (CMR, B/L, AWB lub FBL zależnie od środka transportu).
• Faktura za transport oraz ubezpieczenie, jeśli koszty nie są wliczone w cenę towaru zgodnie z Incoterms.
• Deklaracja zgodności CE dla wyrobów objętych dyrektywami nowego podejścia.
• Świadectwo pochodzenia (EUR.1, A.TR, FORM A, REX) dla preferencyjnych stawek celnych.
• Pozwolenia i certyfikaty branżowe: fitosanitarne (PIORIN), weterynaryjne (GIW), GIF dla leków, GIOŚ dla odpadów, GIM dla wyrobów medycznych.

System AIS/IMPORT PLUS oraz zmiany od 2025/2026 r.

18 czerwca 2025 r. Krajowa Administracja Skarbowa uruchomiła nowy system obsługi importu o nazwie AIS/IMPORT PLUS. System zastąpił dotychczasową aplikację AIS/IMPORT i wprowadził istotne zmiany w obsłudze zgłoszeń uproszczonych z art. 166 Unijnego Kodeksu Celnego oraz w procedurze rozliczania VAT z art. 33a ustawy o VAT.

Najważniejsze konsekwencje dla importerów:

• Zgłoszenie uproszczone: w nowym systemie nie zawiera już wyliczonych należności celnych ani podatkowych. Naliczenie następuje dopiero w zgłoszeniu uzupełniającym.
• Art. 33a oraz JPK_V7: komunikat Ministerstwa Finansów z 18 czerwca 2025 r. zaktualizował zasady wprowadzania danych ze zgłoszeń celnych do części ewidencyjnej pliku JPK_VAT. Brak zgodności z nowymi wytycznymi może skutkować utratą prawa do rozliczenia VAT w deklaracji.
• Termin rozliczenia VAT z art. 33a: pozostaje 4 miesiące od końca miesiąca, w którym dokonano importu – przepisy ze Slim VAT 2 z 2021 r. nadal obowiązują.
• Status AEO: upoważnieni przedsiębiorcy (Authorized Economic Operator) zachowują pełen zakres uproszczeń w całej UE, bez konieczności ponownej akredytacji.

CBAM od 2026 r. – nowy obowiązek importera

Od 1 stycznia 2026 r. w pełni wszedł w życie unijny mechanizm dostosowania cen na granicach z uwzględnieniem emisji CO2 (Carbon Border Adjustment Mechanism, CBAM). Dotyczy on importerów określonych grup towarów: żelaza i stali, aluminium, cementu, nawozów, wodoru oraz energii elektrycznej.

Praktyczne konsekwencje:

• Status upoważnionego zgłaszającego CBAM jest wymagany przy każdym imporcie towarów z list załączników do rozporządzenia 2023/956.
• Pełna deklaracja CBAM obejmuje wbudowane emisje CO2 w towarze oraz cenę emisji zapłaconą w kraju produkcji.
• Procedury uproszczone nie obejmują towarów CBAM: dla tych grup wymagane jest zgłoszenie standardowe H1.
• Sankcje finansowe za brak deklaracji lub zaniżenie emisji są wielokrotnie wyższe niż samo cło importowe.

Przed sprowadzeniem towaru objętego CBAM warto sprawdzić jego klasyfikację taryfową oraz uzyskać dane o wbudowanych emisjach od producenta.

Jak uprościć odprawę celną importową

Rozwiązaniem gwarantującym bezpieczeństwo fiskalne oraz sprawną obsługę celną importową jest skorzystanie z usług Agencji celnej. Agencja reprezentuje importera w kontaktach z Urzędem Celno-Skarbowym, przygotowuje niezbędną dokumentację, weryfikuje poprawność danych, oblicza opłaty celno-podatkowe oraz dokonuje zgłoszenia w systemie AIS/IMPORT PLUS. Współpraca z agencją to pełne wsparcie merytoryczne oraz minimalizacja ryzyka problemów z odprawą celną importową, szczególnie przy towarach objętych CBAM, klasyfikacją wielobranżową lub dużą skalą obrotu.

Najczęściej zadawane pytania

Ile trwa odprawa celna importowa w 2026 r.?

Standardowa odprawa celna importowa w systemie AIS/IMPORT PLUS zajmuje od kilku godzin do 1-2 dni roboczych od momentu kompletu dokumentów. Dla podmiotów ze statusem AEO oraz w procedurze uproszczonej zwolnienie towaru następuje zwykle tego samego dnia.

Jaki jest termin zapłaty cła i VAT po odprawie?

Na zasadach ogólnych zapłaty należności celno-podatkowych dokonuje się w terminie 10 dni od dnia powiadomienia przez organ celny. W procedurze uproszczonej z art. 33a podatek VAT rozlicza się w deklaracji JPK_V7 za okres, w którym powstał dług celny, najpóźniej w terminie 4 miesięcy od końca miesiąca odprawy.

Czym różni się AIS/IMPORT PLUS od dotychczasowego AIS/IMPORT?

AIS/IMPORT PLUS uruchomiony 18 czerwca 2025 r. zmienił sposób obsługi zgłoszeń uproszczonych z art. 166 UKC: w zgłoszeniu uproszczonym nie ma już wyliczonych należności celnych, a ich obliczenie następuje dopiero w zgłoszeniu uzupełniającym. Zmienił się również sposób raportowania danych w JPK_V7 dla importerów korzystających z art. 33a.

Czy każdy importer musi posiadać EORI?

Tak. Numer EORI (Economic Operators Registration and Identification) jest niezbędny do dokonania jakiegokolwiek zgłoszenia celnego na obszarze Unii Europejskiej. Wniosek składa się elektronicznie przez portal PUESC, nadanie numeru następuje zwykle w 1-2 dni robocze.

Kto musi spełniać obowiązki CBAM od 2026 r.?

Obowiązki CBAM dotyczą importerów wprowadzających do UE towary z grup: żelazo i stal, aluminium, cement, nawozy, wodór oraz energia elektryczna. Importer musi posiadać status upoważnionego zgłaszającego CBAM oraz składać kwartalne deklaracje obejmujące wbudowane emisje CO2.

Czy procedura uproszczona art. 33a jest dostępna dla nowych firm?

Tak, lecz wymaga spełnienia warunków: status czynnego podatnika VAT, brak zaległości wobec ZUS i urzędów skarbowych, rozliczanie miesięczne (nie kwartalne) oraz dokonywanie zgłoszeń celnych przez przedstawiciela. Komplet zaświadczeń lub oświadczeń trzeba złożyć u naczelnika urzędu celno-skarbowego najpóźniej miesiąc przed pierwszą planowaną odprawą w tej procedurze.

Podstawa prawna oraz źródła urzędowe

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 ustanawiające Unijny Kodeks Celny (UKC), w tym art. 166 dotyczący zgłoszeń uproszczonych.
• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361), art. 33 oraz art. 33a regulujące rozliczenie VAT od importu.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/956 z 10 maja 2023 r. ustanawiające mechanizm CBAM.
• Komunikat Ministerstwa Finansów z 18 czerwca 2025 r. dotyczący zasad wprowadzania w deklaracji podatkowej danych z importu rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT po wdrożeniu systemu AIS/IMPORT PLUS.
• Pakiet Slim VAT 2 z 1 października 2021 r. – wydłużenie terminu rozliczenia VAT do 4 miesięcy.
• System PUESC oraz AIS/IMPORT PLUS Krajowej Administracji Skarbowej.

Wszystkie materiały zostały opracowane przez certyfikowanych agentów celnych z Agencji Celnej Szczecin.